Post mórtem: qué es y cómo sobrevivirlo

El que nunca tuvo que apagar un incendio en el trabajo tiene un trabajo muy aburrido o un trabajo que todo el mundo quiere. Pero después de haber solucionado aquello que nos puso los pelos de punta sigue algo que es igual o peor: el post mórtem. Algo que siempre se hizo, pero que ahora tiene un término que está de moda y en la boca de todo gerente que quiere parecer moderno.

Y pasa lo que siempre pasa cuando todo el mundo quiere hacer algo de lo que no tiene mucha idea: se deforma el concepto. Por eso considero importante el artículo de Lee Cash que explica qué son, qué no, cómo son y cómo sobrevivir a un post mórtem.

Notas

  • Este artículo es una traducción de The postmortem: what it is, & how to survive one de Lee Cash.
  • Esta fue una traducción espontánea sin permiso explícito del autor. Se le dejó un comentario al respecto en el blog pero, si así se lo pide, podría ser borrada.
  • post mórtem es una palabra aceptada por la Real Academia Española; pero su definición en español sólo dice “Después de la muerte”. Por eso preferí traducir las acepciones del término en inglés.

Traducción

Post mórtem: sustantivo:

  1. Una examinación y disección de un cuerpo sin vida para determinar la causa de fallecimiento o los cambios producidos por enfermedad
  2. Discusión de un evento luego de haber ocurrido
  3. Festival de culpas en el que, si no sos cuidadoso, se te atribuirá todo lo que está mal en el mundo

En la industria, pareciese que aquellos a cargo están constantemente buscando nuevas buzzwords o frases pegadiza para castigar a su agotado personal. Las razones para esta insaciable necesidad existen y son numerosas; pero el consenso general es un deseo de intrudcir “nuevas ideas” o “nóveles prácticas de negocio” que, al menos teóricamente, causarán nuevas y mejores maneras de trabajar.

La actual favorita “idea caída del cielo” es el post mórtem. Una palabra que puede hacer hombres grandes llorar y causar más vergüenza al personal que la fiesta anual con canilla libre.

Por supuerto, los post mórtems de negocios no son una idea reciente exactamente. De hecho, por años las compañías han realizado estas extrañas y recluídas sesiones de ideas “después del hecho”, disecando lo que se hizo mal y a dónde está el culpable. La tendencia está en alza, sin embargo, y es más probable que el mando medio – o inclusive los empleados rasos – se vean con un collar al cuello, arrastrados a una habitación para ser devorados por las consecuencias de un error diabólico. Entonces ¿qué podemos esperar?

Lo que son

En esencia, los post mórtems son un intento de revisión de una calamidad reciente que afectó al negocio con la noble intención de aislar las causas y asegurarse que no ocurran nuevamente. La práctica casi siempre se lleva a cabo en una reunión cara-a-cara (si es posible) que involucra todos los participantes claves que tuvieron un rol en el “hipo” por el que estamos todos sentados en una habitación esperando los fuegos artificiales.

Es este punto anterior el que resalta el resentimiento inherente a la idea misma de un postmortem. Entendiblemente, esas reuniones consiguen una mala reputación por ser sesiones monumentales de quejas en las que el aparente objetivo principal es adosar la culpa a alguien e identificar claramente la causa de porqué todos tienen que hacer el post mórten en primer lugar. Irónicamente, no necesita ser tan difícil en absoluto; pero discutremos eso luego.

Las reuniones de post mórtems son casi siempre lideradas por el encargado de un nuevo producto/servicio/proyecto (lo que sea que probablemente se haya robado los últimos fines de semana de mucha gente y es el tema de conversación de todos en la cocina) quien comenzará por delinear el objetivo original del nuevo emprendimiento, una crónica de los eventos que llevaron al punto de falla, explicar porqué ocurrieron esas fallas (la parte de la culpa) y luego, finalmente, identificar ciertas acciones que asegurarán que dicho inconveniente está firmemente en la historia.

El propósito de un post mórten no es culpar

De la definición de post mórtem (a la que, tengo que admitir, le agregué un tercer item sin vergüenza) la palabra clave es “causa”, no “culpa”. Sin embargo, la responsabilidad, y que cada quien se haga cargo de la propia, es un elemento significativo de la reunión (ver más abajo), el quid del proceso de un post mórtem es localizar qué pasó, no quién produjo que pasara en primer lugar.

A diferencia de su contraparte médica, cuyo único propósito es descubrir cómo murió algo, los post mórtem de negocios también tienen la ntención de identificar las acciones que prevendrán dichas “muertes” nuevamente. Es una travesía valorable; intentar aprender de errores del pasado con la intención de no volver a caer en la misma y terrible posición nuevamente. El hecho es, como todos sabemo, que las cosas en el trabajo pueden ir mal por millones de razones. Dicho esto, sería negligente de nuestra parte no dedicar la cantidad de tiempo apropiada enfocándonos en lo que obviamente no ha sido exitoso y, luego, mirar al futuro – un futuro en el que dichas calamidades, con suerte, no existen. Para lograr ese objetivo es vital entender el post mórtem como un acto positivo y no la oportunidad de absolvernos de transgresiones o desviar la culpa en un chivo expiatorio.

En otras palabras: abracemos esta rara oportunidad de mejorar el modelo de negocios operativo. Seguramente signifique levantar la mano (o levantar la de alguien que se esconde abajo de la mesa) al momento de aceptar fallas, pero tratemos y enfoquémosnos en las limitaciones que estamos por remediar junto con las fallas del proceso que van a ser erradicadas y – con suerte – nunca más tendrás que sufrir este ataque cardíaco nuevamente. Hasta que algo distinto se rompa por supuesto. Esa es la naturaleza del mundo en el que vivimos.

¿Por qué los post mórtems son esenciales?

Justo después de “se incendió el edificio”, nadie quiere escuchar de su jefe “vamos a tener un post mórtem”. Si es llevado a cabo pobremente pueden destruir almas, ser inherentemente confrontantes y, en manos de un mal encargado, pueden rápidamente descender a los rincones de una sesión de gritos a viva voz. Tal escenario es el peor resultado posible de un post mórtem.

El hecho es: es raro que alguien en un grupo esté completamente libre de culpa cuando un proyecto logra 100 en escala de desastres. Todos podrían haber hecho un poco más, muchos podrían haber dicho algo o intervenido cuando no lo hicieron y esencialmente, si estamos en la habitación, es altamente probable que hayamos contribuído – al menos indirectamente – al problema en cuestión. Sin embargo, si el grupo puede aceptar algún grado de “responsabilidad grupal”, aunque las culpas personales son comunes, la gente puede dejar a un lado la dificultad de resaltar las fallas propias y realmente mejorar las cosas para todos a futuro.

Los post mórtems son cruciales para encontrar qué es lo que estamos haciendo mal en la empresa. ¿Por qué se atrasó el proyecto? ¿Cómo se puede justificar tamaño exceso en el presupuesto? A lo mejor tratamos de hacer más de lo que podíamos y los tiempos originales no eran humanamente posibles en primer lugar. A lo mejor no estamos por encima del presupuesto, pero el modelo de estimación no es el correcto. Todas estas cosas son conclusiones comunes de un post mórtem exitoso. El reconocer dónde se cayeron las cosas automáticamente nos enfoca en lo que necesita ser mejorado.

Cómo dirigir/participar/sobrevivir un post mórtem exitoso

Los factores principales de una reunión de esta naturaleza son la sinceridad y el respeto. Invariablemente, la gente va a estar a la defensiva ya que a nadie le gusta que le digan que metió la pata. A veces, inclusive, no hay otra forma de decirlo y apuntar con el dedo – aunque no el objetivo principal, es parte del proceso de poner todo en su lugar.

Al final del día, y cualquier encargado de proyecto que se precie lo reconocerá, es el encargado del proyecto el que tiene que hacer frente a mayor parte de la culpa en cualquier prospecto que resulte de un post mórtem. Por supuesto, aunque la posta se detenga en esa persona, no quiere decir que no haya sido olvidada o tirada en el camino por otros miembros del equipo. Un buen encargado va a asumir la responsabilidad general por la falla de su proyecto. De la misma forma, si lo contrario a un post mórten estuviese ocurriendo (sólo puedo equipararlo a una fiesta post-lanzamiento), el encargado del proyecto será felízmente visto recibiendo numerosos comentarios y elogios sugiriendo su personal grandeza. Así funcionan las cosas.

Signos preocupantes a los que estar atentos durante un post mórtem incluyen la aprición de un desbalance en las culpas (especialmente si ese imbalance no nos favorece). Naturalmente territoriales innatos, los grupos van a defender a los propios. Los desarrolladores se defenderán entre ellos por ejemplo, mientras que la gente de ventas seguramente se agruparán para asegurarse que su contribución al pantano no esté en el centro de la escena.

Si sentimos que nos están tratando injustamente en un post mórtem y estamos recibiendo más que nuestra ración lógica de culpa (y no somos el encargado del proyecto) y realmente sentimos que la atención no es merecida, tenemos que defendernos y recordar al grupo que sólo una persona (a menos que seamos el encargado del proyecto) no puede descarrillar un proyecto. Siempre hay algún seguro, una lista o procedimiento de pruebas que podría haber sido implementado para prevenir catástrofes monumentales que – obviamente ya que estamos discutiendo al respecto – lamentablemente no estaban allí.

Lo mejor que podemos hacer es aceptar respetuosamente que nuestras acciones pueden no haber sido perfectas y luego, rápidamente, llevar la conversación hacia cómo las cosas van a ser diferentes en el futuro. Realmente no hay otra forma de sobrevivir a un post mórtem que aferrarse al prospecto de mejorar la empresa y el ambiente de trabajo de todos.

Personalmente, estuve encargado de algunos proyectos bastante grandes en mi carrera y, a la hora de la confesión, no todos resultaron tan suavemente como podrían haberlo hecho. He manejado post mórtems hacia varios niveles de éxito y los más beneficiosos siempre han sido las discusiones en las que la gente llegó con una mente abierta, un espíritu respetuoso y dejó sus egos en la puerta.

El post post mórtem

Encontar los problemas y luego sugerir remedios es fantástico y está todo bien; pero si no se hace un seguimiento de nuestras acciones (o falta de ellas según el caso) atravesar el doloroso proceso de un post mórtem es en vano.

El post post mórtem no es tan malo como suena. En escencia, esta reunión o proceso de revisión es simplemente una actualización o confirmación que toda las acciones asignadas o cambios sugeridos durante la aventura que fue el post mórtem fueron realmente conseguidos.

Esto no tiene porqué ser una reunión. Al fin y al cabo todos recordamos cuán monumentalmente improductivas pueden ser algunas reuniones por definición. En su lugar, agenda un seguimiento al post mórtem uans semanas o inclusive meses luego de que se asentó el polvo después del reciente terremoto. Es posible inclusive adosar un post post mórtem al final de las reuniones semanales u otros eventos similares donde los actores principales estén presentes. Si es necesario, se podría enviar un email con la situación general y resumen del post mórtem con aquello que ya se completó y aquello que aún queda pendiente. Lo que importa es que el proceso no termine junto con la reunión del post mórtem. Tener un post mórten sobre por qué nadie hizo el seguimiento adecuado de lo que correspondía al post mórtem anterior es la puerta a un infierno de ironías.

Así que trabajemos con el hecho de haber tenido un post mórtem en primer lugar como una razón suficiente para adherir a las recomendaciones que surjan de dicha reunión. Luego, el post post mórtem es – lisa y llanamente – contarle a todos que todo está en orden y la reocurrencia cataclísmica de eventos que llevaron a necesitar un post mórtem en primer lugar es imposible. Esperemos.